Automatisches Abkürzungsverzeichnis in Word erstellen
Mit der Index-Funktion statt mühsamer Handarbeit
Word hat keinen eigenen Knopf für das Abkürzungsverzeichnis, mit einem Trick lässt es sich trotzdem automatisch erstellen: über die Index-Funktion. Diese Anleitung zeigt beide Wege, das automatische Abkürzungsverzeichnis über Index-Einträge und die schnelle Tabellen-Variante, und erklärt, welche Abkürzungen überhaupt hineingehören.
Warum Word keinen eigenen Button hat
Für Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis bringt Word fertige Funktionen mit, ein Abkürzungsverzeichnis fehlt im Menüband. Die Lösung: Du zweckentfremdest die Index-Funktion. Jede Abkürzung wird als Indexeintrag markiert, und Word baut daraus ein automatisches Verzeichnis, das sich wie jedes andere aktualisieren lässt.
Abkürzungen als Indexeintrag festlegen
So markierst du jede Abkürzung einmalig:
- Abkürzung im Text markieren, zum Beispiel „BGB“.
- Menüband Referenzen → Gruppe Index → Eintrag festlegen (Alt+Shift+X).
- Im Feld Haupteintrag hinter die Abkürzung die Bedeutung schreiben: „BGB (Bürgerliches Gesetzbuch)“.
- Auf Festlegen klicken, nicht auf „Alle festlegen“, sonst erscheint jede Fundstelle im Verzeichnis.
Word fügt ein verstecktes XE-Feld ein. Die Feldmarken blendest du mit dem ¶-Symbol im Start-Menüband ein und aus.
Das automatische Abkürzungsverzeichnis einfügen
Sind alle Abkürzungen festgelegt, setzt du den Cursor an die Zielstelle (üblich: nach dem Inhaltsverzeichnis) und wählst Referenzen → Index → Index einfügen. Im Dialog stellst du eine Spalte ein und deaktivierst bei Bedarf die Seitenzahlen, im Abkürzungsverzeichnis interessiert die Bedeutung, nicht die Fundstelle.
Word sortiert die Einträge automatisch alphabetisch. Neue Abkürzungen erscheinen nach einem Rechtsklick → Felder aktualisieren, genau wie beim automatischen Inhaltsverzeichnis in Word. Automatisches Verzeichnis heißt dabei: einmal sauber anlegen, danach pflegt Word die Liste selbst.
Alternative: die Tabellen-Variante
Für kurze Arbeiten mit einer Handvoll Abkürzungen ist eine simple zweispaltige Tabelle oft schneller: links die Abkürzung, rechts die Bedeutung, alphabetisch sortiert über Tabelle → Sortieren. Die Rahmenlinien blendest du aus, die Überschrift „Abkürzungsverzeichnis“ bekommt keine Gliederungs-Formatvorlage, damit sie das Inhaltsverzeichnis nicht verschmutzt.
Der Nachteil: Diese Variante aktualisiert sich nicht automatisch, bei jeder neuen Abkürzung musst du selbst nachtragen und neu sortieren.
Welche Abkürzungen gehören hinein?
Ins Verzeichnis gehören fachspezifische Abkürzungen, die nicht im Duden stehen, etwa Gesetzeskürzel, Normen oder Fachbegriffe. Allgemein bekannte Kürzel wie z. B., etc. oder usw. bleiben draußen. Jede Abkürzung wird bei der ersten Nennung im Text einmal ausgeschrieben eingeführt: „das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB)“.
Welche Konventionen sonst noch gelten, einheitliche Schreibweise, keine Abkürzungen in Überschriften, erklärt der Ratgeber Abkürzungsverzeichnis der Bachelorarbeit.
Einordnung in die Arbeit
Das Abkürzungsverzeichnis steht in der Regel nach Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis, aber vor der Einleitung, und trägt eine römische Seitenzahl. Alle Verzeichnisse im Zusammenspiel zeigt die Übersicht Verzeichnisse in Word automatisch erstellen; sämtliche Einstellungen für die Abschlussarbeit bündelt der Word-Hub für die Bachelorarbeit.