Pflichtexemplar abgeben als Selfpublisher und Autor

Wann und wie du dein Buch bei der Nationalbibliothek ablieferst

Ist dein Buch abgeschlossen und soll veröffentlicht werden? Dann kann ein Pflichtexemplar erforderlich sein: Veröffentlichungen, die in den gesetzlichen Sammelauftrag fallen, müssen an die Deutsche Nationalbibliothek abgeliefert werden. Das kann auch Selfpublisher und Autoren betreffen, etwa bei gedruckten Büchern oder E-Books. Hier erfährst du, wer abliefern muss, wie der Prozess abläuft und welche Punkte bei digitalen Formaten wichtig sind.

Was ein Pflichtexemplar wirklich bedeutet

Ein Pflichtexemplar ist eine Ausfertigung einer Veröffentlichung, die an eine Sammelbibliothek abgeliefert wird. Die Deutsche Nationalbibliothek sammelt Medienwerke nach ihrem gesetzlichen Auftrag und archiviert sie dauerhaft. Ob ein Werk abzuliefern ist, richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und Ausnahmen, etwa für bestimmte geringe Auflagen oder nicht öffentliche Veröffentlichungen.

Wichtig zu verstehen: Die Ablieferung ist gesetzlich geregelt und keine freiwillige Geste. Sie ist weder an eine ISBN noch an den Eintrag ins VLB gebunden. Wer eine ISBN beantragen möchte, sollte die Ablieferungspflicht dennoch gesondert prüfen. Plane die Ablieferung daher von Anfang an ein, statt sie erst nach dem Verkaufsstart nachzuholen.

Wer abliefern muss und wer nicht betroffen ist

Ablieferungspflichtig ist grundsätzlich, wer zur Verbreitung oder öffentlichen Zugänglichmachung berechtigt ist und seinen Sitz, eine Betriebsstätte oder den Hauptwohnsitz in Deutschland hat. Als Selfpublisher kannst das du sein. Beauftragst du einen Dienstleister oder Vertrieb mit der Ablieferung, kläre dessen Rolle und die Anforderungen der Deutschen Nationalbibliothek; die Verantwortung für die ordnungsgemäße Ablieferung kann bei dir bleiben.

Kläre vor der Veröffentlichung anhand der Angaben deines Anbieters und der Deutschen Nationalbibliothek, wer die Ablieferung übernimmt. Wenn ein Dritter abliefert, dokumentiere die Vereinbarung und den Vorgang. Veröffentlichst du über eine eigene Website, prüfe besonders sorgfältig, ob und wie du die Netzpublikation bereitstellen oder abliefern musst.

So läuft die Abgabe an die Nationalbibliothek

Für Printtitel richtet sich das Ablieferungsverfahren nach den Vorgaben der Deutschen Nationalbibliothek. Prüfe auf ihrer offiziellen Website die aktuelle Zahl der einzureichenden Exemplare, die Anschriften und gegebenenfalls erforderliche Angaben.

Führe folgende Schritte nacheinander aus:

• Prüfe die aktuellen Hinweise der Deutschen Nationalbibliothek dazu, ob eine Titelmeldung oder bibliografische Angaben erforderlich sind.
• Sende die vorgeschriebene Zahl gedruckter Belegstücke an die von der Deutschen Nationalbibliothek angegebene Adresse.
• Bewahre den postalischen Versandnachweis sicher auf.

Die Ablieferung erfolgt unentgeltlich, die Kosten für die Exemplare und den Versand trägst du grundsätzlich selbst. Sie muss nach Bundesrecht binnen einer Woche seit Beginn der Verbreitung oder öffentlichen Zugänglichmachung erfolgen. Prüfe zusätzlich, ob für eine landesrechtliche Ablieferung andere Fristen gelten.

Regionale Pflicht: je nach Bundesland geregelt

Neben der bundesweiten Ablieferung können landesrechtliche Pflichtexemplarregelungen gelten. Welche Veröffentlichungen erfasst sind, welche Stelle zuständig ist und wie viele Exemplare verlangt werden, richtet sich nach dem jeweiligen Landesrecht. Prüfe deshalb die Vorgaben der zuständigen Landes- oder Regionalbibliothek.

Prüfe zusätzlich zur bundesweiten Ablieferung die Regelung des Bundeslands, zu dem deine Veröffentlichung einen rechtlich relevanten Bezug hat. Die zuständige Landes- oder Regionalbibliothek kann Auskunft über Umfang, Frist und Ablieferungsweg geben. Bewahre die Angaben und Ablieferungsnachweise auf.

E-Books und Netzpublikationen abgeben

Auch digitale Veröffentlichungen können ablieferungspflichtig sein. Die Deutsche Nationalbibliothek fasst darunter Netzpublikationen, etwa E-Books und andere online veröffentlichte Medienwerke. Für einmalig erscheinende digitale Publikationen steht ein Webformular zur Verfügung; für größere Datenmengen kommen nach den Vorgaben der Bibliothek automatisierte Verfahren infrage.

Diese Aspekte vereinfachen die Arbeit:

• Halte eine Datei bereit, die den aktuellen technischen Anforderungen der Deutschen Nationalbibliothek entspricht. Hinweise zur Erstellung eines E-Books findest du im Leitfaden ein EPUB erstellen.
• Gib die verlangten bibliografischen Metadaten an, etwa Titel und Autor; eine ISBN nur, wenn sie vergeben wurde.
• Kläre mit deiner Vertriebsplattform und anhand der DNB-Vorgaben, ob sie die Ablieferung übernimmt und wie diese dokumentiert wird.

Ob eine Plattform Netzpublikationen an die Deutsche Nationalbibliothek abliefert, hängt vom jeweiligen Anbieter und Verfahren ab. Auch bei einer Ablieferung durch Dritte solltest du prüfen, ob die Veröffentlichung vollständig und fristgerecht erfasst wurde.

Typische Fehler und Wege, wie du sie vermeidest

Typische Fehler sind das Übersehen der Ablieferungspflicht, das Nichtbeachten möglicher Landesregelungen und ungeprüfte Annahmen über Aufgaben einer Vertriebsplattform.

Achte zusätzlich auf folgende Aspekte:

• Prüfe bei neuen oder wesentlich veränderten Ausgaben anhand der DNB-Vorgaben, ob erneut abzuliefern ist; für inhaltlich oder bibliografisch unveränderte Neuauflagen gelten Ausnahmen.
• Prüfe, ob für deine Veröffentlichung eine Impressumsangabe erforderlich ist. Hinweise dazu findest du unter Impressumspflicht im Buch.
• Prüfe den Text vor dem Druck sorgfältig. Ein gründliches Lektorat für dein Buch kann helfen, sprachliche Fehler vor der Veröffentlichung zu erkennen.

Bei Unklarheiten hilft dir eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt weiter. So gehst du keine unnötigen Risiken ein.

Fazit: früh planen, entspannt veröffentlichen

Das Pflichtexemplar ist ein gesetzlich geregelter Teil der Veröffentlichung. Wenn du dein Werk als Selfpublisher und Autor herausgibst, prüfe frühzeitig, ob und in welcher Form du an die Deutsche Nationalbibliothek abgeben musst. Kläre außerdem, ob landesrechtliche Pflichten gelten und welche Vorgaben für digitale Fassungen bestehen.

Behalte die wesentlichen Schritte im Blick: Anforderungen prüfen, gegebenenfalls abliefern und Nachweise sichern. Kläre vorab, welche Aufgaben eine Plattform tatsächlich übernimmt. Bei rechtlichen Detailfragen hilft dir eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt weiter.

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